Ciel, j'ai perdu mon assistante!

Je suis sûre que vous avez déjà entendu cette célèbre phrase dans la bouche d’une star. Oui, vous l’avez compris, l’assistante est précieuse quand vous êtes une personnalité publique, politique, du show-business, sportif de haut niveau… mais aussi pour tout cadre supérieur, dirigeant, ou entrepreneur.

J’ai connu cette activité dans les pays anglo-saxons il y a maintenant une vingtaine d’année, entre secrétaire, concierge, chauffeur, comptable, acheteur, traductrice, mais aussi dans l’enseignement d’un professeur d’université, comme l’accueil de votre arrivée en tant qu’expatrié dans votre ambassade. A l’époque, ma voisine de rue de Lavender Hills était assistante pour expatrié et famille de diplomate. Et vous allez voir que votre assistante a bien souvent plus d’une corde à son arc.

En France, l’assistante est plutôt rattachée à la direction, au secrétariat, à un cabinet médical, clinique, à une entreprise auprès d’un manager. Depuis cette année, j’ai pu rencontrer des assistantes dans le cadre de ma participation au jury d’examen des étudiants en BTS support à l’action managériale (BTS SAM). C’est dans le cadre de l’accueil de ces assistantes que j’ai pu aussi découvrir la pluralité et la préciosité de ces activités pour un gérant d’entreprise. Mais bien sûr, depuis l’arrivée de l’internet, et surtout depuis la pandémie, cette activité a explosée avec un marché extrêmement concurrentiel d’indépendantes et d’agences de recrutement d’assistante. Elles sont les cheffes de l’organisation. Et en cette rentrée, tout le monde est sur ses agendas à organiser les plus beaux plannings.

Avant de voir ce qu’est véritablement le rôle d’une assistante virtuelle, je vous propose de vous interroger sur vos besoins d’organisation dès cette rentrée.

1- L’organisation : est un mot qui fait partie du quotidien de tout le monde.

Est-ce pour autant que l’on est fait pour cette activité, avons-nous cette culture de l’organisation ?

L’organisation est un concept propre à chacun : peu importe votre type d’organisation, l’important est que vous arriviez à faire ce que vous souhaitez dans le temps imparti, ou retrouver ce que vous voulez rapidement.

C’est un concept auquel l’on fait face depuis longtemps sur les bancs de l’école : revoir ses leçons quotidiennement après chaque cours, organiser ses révisions avant un examen, travailler un devoir maison quotidiennement jusqu’à la date de livraison, organiser une rédaction ou un exercice en deux heures chrono, réaliser sa tâche de recherche à la bibliothèque en 2 heures maximum…se lever à une heure propice pour avoir le temps de se lever et arriver à l’école sans être en retard avec les transports, anticiper le trafic routier, vérifier l’état du vélo tous les week-end pour être fin prêt le matin du départ, préparer ses vêtements pour le lendemain sans perdre son temps…

Voici toutes ces tâches qui nous ont permis de nous habituer progressivement avec l’organisation, la gestion du temps, et les contraintes extérieures. Depuis la nuit des temps, nous avons un vécu organisationnel plus ou moins personnel. Est-ce à dire que nous aimons profondément avec unanimité l’organisation ? Vous les avez comme moi que certains sont des as de l’organisation, et d’autres fuient cette tâche qui leur est très pénible, ils en ont même une allergie.

2- 5 allergies à l’organisation et 5 remèdes.

Mais à regarder de plus près, ces personnes sont allergiques dans certains domaines : bien souvent dans les domaines qu’elles détestent le plus. J’ai pu distinguer cinq types de

personnes qui ont une aversion pour l’organisation dans des domaines assez précis :

1. L’organisation comptable et administrative comme l’édition, la vérification des encaissements, le classement des factures, la relance des impayés, le règlement de ses propres factures, la planification, le suivi mail client, la déclaration Urssaf, établissement de devis, de CGV, etc.

2. L’organisation dans la stratégie commerciale qui amène à suivre un vrai programme avec le lancement d’un produit, d’un événement, le suivi des indicateurs, la relance des partenaires, etc.

3. l’organisation des réservations, des stocks, des invendus et toute la logistique commerciale de la vente d’un produit ou service, L’intendance partagée et conciergerie.

4. L’organisation d’un salon, d’un événement, d’un recrutement, d’une formation, d’une publicité, des ressources internes, etc.

5. L’organisation dans la rédaction d’un article de presse, de blog, d’une plaquette commerciale, de son profil ou fiche produit, veille informationnelle, recherche documentaire…

Derrière tous ces maux qui manquent de mots, tellement ils peuvent parfois nous nouer l’estomac ou nous empêcher de dormir correctement, j’ai pu remarquer 5 leviers de contournement du problème :

1. La procrastination productive avec la psychologie positive

2. Les outils d’aides à l’organisation et planification : applications diverses, logiciel, carnet de bord, agenda, alarme et bout de papier.

3. Les méthodes avec les neurosciences : la méthode Hoʻoponopono issue de la culture d'Hawaï, focus mind, la méthode des 3 tâches, la semaine de 4 jours, la règle de 4 heures par jour, la méthode progressive des petits pas, etc.

4. L’écoute de son corps avec la chronobiologie.

5. Et l’étape finale quand aucune solution ne vient à bout de votre désorganisation, on appelle une super assistante, une coach, un consultant, son manager personnel, sa secrétaire, etc…

Septembre sera sous le signe de l’organisation pour se mettre en marche avec de bonnes bases dès le départ. Il est important pour chaque entrepreneur, dirigeant, indépendant, freelance de suivre le train en marche sans être essoufflé avant décembre. Il nous reste moins de 122 jours pour nous organiser et attaquer 2022 en toute confiance ! Alors regardons du côté des assistantes qui peuvent nous rendre la vie plus facile.

3- Mon assistante particulière arrive à ma rescousse.

J’envie bien souvent les personnes qui possèdent une assistante personnelle pour leurs déplacements professionnels, les plannings et les réservations professionnelles. Eh, oui tout cadre, manager et dirigeant de grandes entreprises possède une ou plusieurs assistantes pour l’aider dans son quotidien afin de se concentrer sur son cœur de métier.

La bonne nouvelle, le métier s’est démocratisée dans la sphère sociale des métiers en assistante indépendante ou freelance . A vous la conquête d’une assistante indépendante dans une mission ponctuelle, et ce, sans alourdir vos charges de bilans comptables!

Voici les différentes dénominations de ces perles précieuses du quotidien :

entre assistante virtuelle, assistante de direction, assistante manager, assistante indépendante, assistante de bureau, mais aussi secrétaire indépendante, secrétaire particulière, assistante personnelle, détachée, freelance, Office organiser, coach en organisation, l’intendante, la gérante, on en perd son latin lorsque l'on essaye d'en chercher pour être secondée dans son activité.

Si nous essayons de voir son champs d'activités, on se perd de plus en plus :elle travaille pour une petite entreprise, un cabinet médical, vétérinaire, mais aussi une PME, des startup, et auprès d’entrepreneurs individuels, et cadres supérieurs d’entreprise.

Alors, je vais plutôt vous parler de l’intérêt principal d'avoir recours à ces professionnels.

Outre leurs fonctions d’allègement de votre quotidien, vous n’aurez pas besoin de recruter des collaborateurs, déléguer, ou externaliser des missions ponctuelles. Vous aller gagner du temps pour vous dégager du temps, pour vous ou pour développer un projet, et vous consacrer sur votre cœur de métier. Mais aussi aspirer à une vie de qualité si votre mission de l'année est de vous réserver du temps personnel pour un futur projet, vous dégager une ou deux heures pour vous aérer l'esprit et faire du sport, ou pouvoir vous occuper de vos enfants le mercredi (plutôt que de télé-travailler dans le bureau d'à côté avec un œil pour les surveiller ).

Regardons plus précisément ses missions très variées, il y en aura forcément une qui retiendra votre attention : community manager, soutien administratif, recrutement, salon, montage vidéo, rédaction d'article, suivi mails clients, création de support de communication, recherche documentaire, customer care, rédaction de document en langue étrangère, relation presse, logistique, intendance et conciergerie, assistante informatique (même si je n’ai pas encore rencontré de femmes dans ce secteur de manière détachée), comparaison de contrats divers pour assurance, banque, travaux, etc.

4- Côté recruteur, quelles qualités repérer pour l’entretien de sélection ?

Elles sont bien évidemment dans la flexibilité, car elles sont détachées de toute contrainte, sauf de la vôtre ! Elles sont polyvalentes ou spécialisées, force de proposition, discrètes ( pour agir et œuvrer en coulisse), et elles recherchent l’amélioration continue. Elles sont en général très techniques, conceptuelles et pragmatiques, patientes, humaines, empathiques, et aiment travailler sous pression (parce qu’elles sont en confiance et savent gérer leur temps). Je vous l'ai dit, elle seront votre perle rare!

Elles aiment travailler avec des gens passionnés, car elles n’aiment pas la routine, elle sont autonomes pour organiser votre temps de travail.

Mais sachez qu’elles aiment être seules à domicile ou en télétravail. Elles ne doivent pas trop solliciter l’employeur (sinon autant faire soi-même les tâches). Elles aiment développer les connaissances car les outils et les connaissances digitales évoluent. Elles savent écrire correctement, et respectent l’éthique de fonctionnement de l’entreprise, comme la charte graphique de la marque. Elles savent prendre des notes rapidement sans faire répéter. Bien sûr, elles se doivent de fixer les tarifs, gérer le temps avec génie pour ne pas être en dehors de ses marges.

je vous invite à lire l'article du compte rendu de ma stagiaire assistante Jane pour avoir un aperçu des missions confiées auprès de La Fabrique du Nom.

5- Côté Assistante, comment vous faire repérer par la bonne personne ?

C’est un métier très en vogue si l’on jette un œil sur Instagram pour les jeunes générations, et Linkedin pour les plus expertes et plus diplômées. La concurrence est accrue.

Alors, comment se faire connaitre ? Beaucoup fonctionnent avec le bouche à oreille, d’autres avec des articles de blog, ou via des annuaires professionnels. Très honnêtement, pour la France, je ne connaissais pas ce métier en dehors des salariés d’entreprise. Mais depuis la pandémie, c’est un métier en pleine expansion que j’ai pu découvrir via Instagram lors d’un challenge que j’ai lancé sur l’identité de marque. Depuis ce challenge, je suis suivie par un nombre non négligeable d’assistantes virtuelles qui cherchent à se démarquer et exister autrement que par le virtuel oublié (sans jeu de mots).

Un métier majoritairement féminin, les seuls assistants virtuels qui soient déclinés au masculin sont des applications ou logiciels informatiques avec Bixby de samsung, des assistants virtuels de comptabilité avec Doug, ou l'assistant client de chez IBM avec Watson. Depuis 6 mois, j’ai pu remarquer qu’un seul homme dans cette activité sur les réseaux sociaux. D’ailleurs, c’est bien joué, car je me souviens très bien de lui parmi tous ceux du métier. A quand des assistants virtuels Homme ? Je suis sûre que les hommes ont un savoir-faire à jouer à ce niveau ? Vous allez dire, ça y est, c’est reparti pour notre mission de diversité des genres dans les métiers. C’est vrai, mais pourquoi cette activité est-elle exclusivement féminine ? Parce qu’il n’y a pas que la femme qui soit organisée, polyvalente et discrète, empathique et qui aime travailler à domicile. J’en suis persuadée ! A ce sujet, je vous renvoie à un article amusant sur un Assistant au commissariat à l'énergie atomique (CEA), mais aussi d'autres types d'assistants qui se sont battus pour faire valoir leurs compétences au même titre que les femmes !

6- Astuces pour se différencier en tant qu’assistante virtuelle.

Comme je l’ai dit plus haut, elles sont très à l’aise avec le quotidien qu’elles gèrent avec génie, dextérité et rapidité pour réaliser une mission qui nous semble rébarbative, lourde et insipide. Étiqueter, trier, classer, alléger, réorganiser, détacher, opérationnaliser, faire, programmer, tel est leur univers : pratico pratique! Leur préoccupation est de coller au quotidien de leur client. Pour celà, elles vont utiliser le langage le plus clair, le plus simple et le plus descriptif qui leur soit disponible pour être comprise, repérée, recherchée, et ainsi obtenir leur visibilité pour signer un contrat avec un client.

Pourtant, nous l’avons vu, les assistantes virtuelles sont de plus en nombreuses. Etre connue du public, n’est pas une chose évidente. Et comment donner envie au client de s’orienter vers une assistante plus qu’une autre? C’est là que toute la stratégie de l’identité entre en scène. Il va falloir sortir de votre ombre!

Être très descriptive peut être un défaut dans son nom de marque quand la profession est sur-représentée.

Savoir se mettre en valeur est une chose, mais avoir un nom qui vous permette de vous détacher de la foule des professionnels est une mission bien délicate. Tout l’enjeu de la stratégie identitaire est de créer une marque autour de ses services si quotidiens et si évidents aux yeux de chacun.

Certaines décident d’accoler leur prénom à leur fonction, ou les initiales de leur prénoms et nom avec leur spécialité. D’autres ne feront pas de jeux recherchés sur leurs fonctions, elles mettront simplement leur civilité en entier.

Malheureusement, plus l’identité est commune, plus elle est banale et noyée dans la masse. Si comme 2% des français, vous possédez un nom rare, vous aurez beaucoup de chance pour que les moteurs de recherche se souviennent de vous. En revanche, si votre nom est rare, il sera assez peu mémorisable pour tout un chacun. Il risquera fortement d’être oublié ou confondu avec d’autres noms ressemblants, ce qui vous fera perdre votre potentiel client qui sera dans la confusion totale.

Pour vous les assistantes du quotidien des professionnels, vous l’aurez saisi : la recherche de client en sera d’autant plus facilitée si vous vous dénotez et vous vous démarquez du marché de la concurrence.

Pour celà, il s’agira d’être originale tout en étant compréhensible pour les clients. Le challenge sera dès lors de se créer un nom sur mesure qui en un ou deux mots définira : votre personnalité, vos valeurs, votre activité et votre message, le tout joliment sublimé par son rythme, son ton et sa vision du métier.

Mais n’oubliez jamais que votre partenaire professionnel a très peu de temps devant lui ou elle : alors soyez originale et discrète à la fois, claire et concise, mais surtout brève dans votre approche pour un duo gagnant. Et créer un nom par un professionnel ne sera –t’il pas un bel exemple de crédibilité, de sérieux, de confiance, et d’action pérenne ?

voir article: Pourquoi créer un nom ?